Antwort der Ministerin auf VBE-Schreiben zur Datenschutz-Grundverordnung

Schreiben der Ministerin zur Datenschutz-Grundverordnung

Kultusministerin Dr. Susanne Eisenmann hat auf das Schreiben des Verbandes Bildung und Erziehung (VBE) Baden-Württemberg zur Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) geantwortet. Der VBE wollte unter anderem wissen, an wen sich Schulleitungen bei Problemen mit der Umsetzung der DS-GVO wenden können. Die Kultusministerin ist in allen Punkten auf das Schreiben des VBE eingegangen und hat Stellung bezogen. Sie sicherte eine Erweiterung des Online-Angebots auf it.kultus-bw.de zu.

Die neu in Kraft getretene Datenschutz-Grundverordnung hat die Schulen in Baden-Württemberg vor große Herausforderungen gestellt. Der VBE hat darauf reagiert. Mit einer Handreichung, die Sie auf unserer Homepage und ebenfalls in diesem Schulleitungsbrief finden sowie mit einem Schreiben an die Kultusministerin, in dem der VBE auf Probleme hinweist, die Schulen mit der Umsetzung der Datenschutz-Grundverordnung haben.

Unter anderem wollte der VBE von der Ministerin wissen, an wen sich Schulleitungen bei Problemen mit der Umsetzung der Datenschutz-Grundverordnung wenden können, ob es Mindeststandards für technische und organisatorische Datenschutzmaßnahmen geben wird und welche Anforderungen private Geräte zur Datenverarbeitung erfüllen müssen. In dem Schreiben hat der VBE ebenfalls gefordert, dass das Kultusministerium den zeitlichen Aufwand anerkennt, den Schulleitungen mit der Erfüllung der Datenschutz-Grundverordnung haben.

Kultusministerin sichert permanente Erweiterung von it.kultus-bw.de zu

In Ihrem Schreiben geht die Ministerin auf einige der Punkte ein. Sie verweist bei der Beratung der Schulleitungen auf die Staatlichen Schulämter und die Regierungspräsidien, die mit zusätzlichem Personal ausgestattet werden sollen. Zudem sicherte sie zu, dass das Angebot auf it.kultus-bw.de permanent erweitert werden soll. Eine Vorgabe von Mindeststandards zu technischen und organisatorischen Datenschutzmaßnahmen sei nicht möglich, da diese nicht pauschal festgelegt werden könnten. Zur Frage der Verwendung von privaten Geräten verweist das Ministerium auf die Verwaltungsvorschrift Datenschutz an öffentlichen Schulen, die jetzt und zukünftig einzuhalten ist.

Das Schreiben des VBE finden Sie im Downloadbereich, ebenso die Antwort der Kultusministerin, die Sie im Folgenden lesen:

Sehr geehrter Herr Brand,

vielen Dank für Ihr Schreiben vom 23. Mai 2018. In der Tat hat die Umsetzung der EU-DSGVO uns alle vor eine große Herausforderung gestellt. Doch die entscheidenden Weichen wurden bereits gestellt, so dass unsere Schulen nunmehr wieder datenschutzrechtlich in ruhigere Gewässer gelangen können. Dies möchte ich Ihnen gern erläutern und dabei auch die von Ihnen aufgeworfenen Fragen beantworten.

Es freut mich sehr, dass Sie anerkennen, dass mein Haus bereits umfangreiche Handreichungen und Unterstützungsangebote für Schulen zur Verfügung gestellt hat. Wir werden dieses Angebot permanent erweitern.

Um die Schulen bei der nun verbindlichen gesetzlichen Vorgabe, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen, zu entlasten, stellt das Kultusministerium den Schulen Personen aus der Schulaufsicht (Staatliche Schulämter und Regierungspräsidien) zur Verfügung, die für die Schulen als behördliche Datenschutzbeauftragte fungieren können. Es steht den Schulen hierbei frei, auf diese Personen zurückzugreifen oder aber den behördlichen Datenschutzbeauftragten aus ihren Reihen zu benennen. Die von Seiten der Schulaufsicht zur Verfügung stehenden Personen sind bereits namentlich bekannt und werden den Schulen von den Schulaufsichtsbehörden mitgeteilt.

Mit Blick auf die Schulaufsicht ist aus Sicht des Kultusministeriums vorgesehen, hier neue Stellen zu beantragen, um die Aufgabenwahrnehmung durch den dort angesiedelten Datenschutzbeauftragten für die Schulen effizient gewährleisten zu können.

Die Aufgaben des Datenschutzbeauftragten richten sich nach Art. 39 der EU-DSGVO, dort findet sich u. a. die Beratung des Verantwortlichen, also der Schule, ebenso wieder, wie die Überwachung der Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorschriften durch die Schule.

Darüber hinaus standen schon vor Inkrafttreten der EU-DSGVO in jeder Schulaufsichtsbehörde fortgebildete Personen für datenschutzrechtliche Fragestellungen zur Verfügung, um bei der Beratung eine räumliche Nähe zu den Schulen zu gewährleisten. Dieser Service wird fortgeführt. Das bedeutet, dass sich Schulen auch zukünftig mit der Bitte um Beratung jeweils direkt an ihre Schulaufsichtsbehörde (SSA bzw. RP, Abt. 7) wenden können. Das Kultusministerium unterstützt diese Fachleute der Schulaufsicht wiederum fallbezogen oder bei Grundsatzfragen.

Die amtliche Lehrkräftefortbildung bietet durch Juristen der Regierungspräsidien und durch technisch versierte Pädagogen Fortbildungen zum Thema Datenschutz an. Die Fortbildungen werden für unterschiedliche Zielgruppen angeboten (u. a. Schulleiter, Datenschutzbeauftragte an Schulen, Administratorinnen und Administratoren, Multimediaberaterinnen und -berater usw.). Die sich durch das Inkrafttreten der EU-DSGVO ergebenden Neuerungen werden in den bestehenden Angeboten der Lehrkräftefortbildung ab dem Schuljahr 2018/19 zur Verfügung stehen. Ein neues Fortbildungsangebot für die Datenschutzbeauftragten der Schulverwaltung wird zusätzlich zu den bereits Anfang 2018 durchgeführten Fortbildungen für diesen Personenkreis bereitgestellt.

Das Kultusministerium hat Vorlagen u. a. zum Führen des Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten bereitgestellt. Ferner existiert ein webbasiertes Werkzeug, das Schulen verwenden können, um ihr Verzeichnis zu führen. Durch darin vorhandene Vorlagen, Muster und Erklärtexte werden Schulen bei der Erstellung der gesetzlich vorgeschriebenen Dokumentationen wirksam unterstützt.

Die Anforderungen zum technisch-organisatorischen Datenschutz ergeben sich aus der EU-DSGVO. Welche Maßnahmen konkret zu treffen sind, ist vom Einzelfall und der konkreten Art der Verarbeitung (welche Datenarten, Verarbeitung auf welche Weise usw.) abhängig und kann nicht pauschal beantwortet werden.

Die EU-DSGVO sieht hierfür einen sog. risikobasierten Ansatz vor. Diese Vorgehensweise wird in Schulungsmaßnahmen, die die LAK anbieten wird, umfassend erläutert werden.

Die Nutzung privater Datenverarbeitungsgeräte zu dienstlichen Zwecken durch Lehrkräfte ist in der VwV Datenschutz an öffentlichen Schulen, insbes. in der dortigen Anlage 1, geregelt. Dort sind auch Anforderungen erläutert, die bereits jetzt, aber auch zukünftig einzuhalten sind. Durch die EU-DSGVO ergeben sich hier keine grundsätzlichen Änderungen. Die Verwaltungsvorschrift wird insgesamt überarbeitet werden, sobald das neue Landesdatenschutzgesetz in Kraft getreten ist.

Mit freundlichen Grüßen
Dr. Susanne Eisenmann

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Titelbild: Stockphotosecrets